华智数媒：董事会秘书工作制度(2026年8月)

浙江华智数媒传媒股份有限公司 董事会秘书工作制度

第一条为了规范浙江华智数媒传媒股份有限公司(以下简称公司)董事会秘 书行为,促进和保障董事会秘书积极履行职责,推动提高上市公司质量,根据《中 华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《中华人民共和国证券法》(以 下简称《证券法》)、《上市公司信息披露管理办法》《上市公司董事会秘书监管 规则》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监 管指引第2 号――创业板上市公司规范运作》等相关法律、法规、规范性文件和 《浙江华智数媒传媒股份有限公司章程》(以下简称《公司章程》)的规定,制定 本制度。

第二条公司设立董事会秘书一名。董事会秘书是公司的高级管理人员,协助 董事会履行职责,向董事会报告工作。

第三条董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会(以 下简称中国证监会)规定(以下统称法律法规),以及证券交易所业务规则、公司 章程的规定忠实、勤勉地履行职责。

董事会秘书应当保守公司秘密,不得泄露内幕信息,不得从事内幕交易、操纵 证券市场等行为。

第四条董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证监 会、证券交易所等之间的沟通联络,维持联络渠道的畅通。

第五条董事会秘书负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度的有 效执行,办理公司信息披露事务。

董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的,应当及 时向董事会报告,提出整改建议。

第六条公司总经理、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员应当及时编制 定期报告草案。董事会秘书负责组织和协调定期报告草案编制工作,督促总经理、

财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容,按照规定 的内容和格式汇总形成定期报告草案。

定期报告草案编制完成后,董事会秘书应当建议董事会审计委员会召开会议对 定期报告中的财务信息进行审核。审计委员会审议通过后,董事会秘书应当建议董 事长召集董事会会议审议定期报告并披露。

董事会秘书应当在职责范围内,关注定期报告出现的财务数据异常、经营与业 务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形,并及时开展核实;发现问题的, 向董事会报告,提出整改建议。

第七条董事会秘书应当及时汇集公司应予披露的重大事件信息,并报告董事 会,按照规定的内容和格式编制临时报告,组织临时报告的披露工作。

董事长、总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、完 整性、及时性、公平性承担主要责任。

第八条董事会秘书应当保证公司信息披露文件在证券交易所的网站和符合中 国证监会规定条件的媒体发布,不得以新闻发布或者答记者问等任何形式代替公司 应当履行的报告、公告义务。

第九条董事会秘书应当按照规定办理公司信息披露暂缓、豁免事宜,负责暂 缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作。

第十条董事会秘书负责公司信息披露的保密工作,组织制订内幕信息管理制 度并维护制度的有效执行,按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案。

第十一条董事会秘书应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻,及时核实 相关情况,并向董事会报告,提出澄清等符合规定的处理建议。

第十二条董事会秘书负责组织和协调公司投资者关系管理工作,增进投资者 对公司的了解和认同。

第十三条董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需要 召开董事会会议情形的,董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长不能 履行或者不履行召集职责的,应当建议副董事长召集;副董事长不能履行或者不履 行召集职责的,应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。

第十四条董事会召开会议的,董事会秘书应当按照公司章程规定的时限提前 通知全体董事,并将会议资料送达全体董事。

董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、证券交易所业 务规则和公司章程的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效力情形的, 应当向董事会报告。

第十五条董事会秘书负责董事会会议的记录,确保会议记录如实反映会议情 况,提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容:

(一)会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名;

(二)会议主持人及出席、列席会议的人员姓名;

(三)每位董事的发言情况;

(四)每一决议事项的表决方式和结果;

(五)公司章程规定其他应当记载的事项。

第十六条董事会秘书应当协助独立董事履行职责,确保独立董事与其他董事、 高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通,确保独立董事能够获得足够的资源 和必要的专业意见。

董事会专门委员会召开会议,或者独立董事召开专门会议的,董事会秘书应当 按照公司章程规定的时限提前通知法定参会的全体成员,并将会议资料送达全体成 员。

董事会秘书负责专门委员会和独立董事专门会议的会议记录,参会董事的意见 应当在会议记录中载明。

第十七条董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下列 情形之一的,董事会秘书应当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开股东 会会议的决议:

(一)公司需要召开年度股东会会议的;

(二)单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会会 议的;

(三)审计委员会提议召开临时股东会会议的;

(四)过半数独立董事提议召开临时股东会会议的;

(五)其他需要召开临时股东会会议的情形。

董事会决议召开股东会会议的,董事会秘书应当按照规定发出会议通知,会议 通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的,董事会 秘书应当按照规定及时组织披露。

董事会决议不召开临时股东会会议,但审计委员会决议召集或者股东自行召集 临时股东会会议的,董事会秘书应当配合。

第十八条董事会秘书负责筹备股东会会议,确保会议召集、召开和表决程序 符合法律法规、证券交易所业务规则和公司章程的规定。

第十九条董事会秘书负责股东会的会议记录,确保会议记录如实反映会议情 况。会议记录应当记载以下内容:

(一)会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称;

(二)会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名;

(三)出席会议的股东和代理人人数,股东所持表决权的股份总数及占公司股 份总数的比例;

(四)每一提案的审议经过、发言要点、表决结果;

(五)股东的质询意见或建议及相应的答复或说明;

(六)律师及计票人、监票人姓名;

(七)公司章程规定应当记载的其他内容。

第二十条董事会秘书负责管理公司股东名册,按照相关规定定期核实持有百 分之五以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有本公司股份情况。

第二十一条董事会秘书发现公司的公司章程、组织机构设置和职权分配等不 符合法律法规和证券交易所业务规则的,应当向董事会报告,提出整改的建议。

董事会秘书应当督促董事、高级管理人员遵守法律法规和证券交易所业务规则, 切实履行其所作出的承诺,定期组织董事、高级管理人员进行培训。

第二十二条董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德,熟悉证券法律 法规和证券交易所业务规则。公司聘任董事会秘书,应当就候选人符合下列情形作 出说明,并予以披露:

(一)具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘书 职责相关的五年以上工作经验,或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上工作 经验,或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验;

(二)不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形;

(三)最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监督管 理措施;

(四)最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评;

(五)未被中国证监会采取不得担任公司董事、高级管理人员的证券市场禁入 措施或者期限已届满,未被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、高级管理 人员等或者期限已届满;

(六)法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。

第二十三条董事会秘书由董事长提名,董事会聘任或解聘。董事会提名、薪 酬与考核委员会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核,并向董事会提出 建议。

第二十四条董事会秘书具有下列情形之一的,董事会知悉或者应当知悉该事 实发生后应当立即召开会议决定是否将其解聘:

(一)不符合本制度第二十二条所列的情形;

(二)连续不能履行职责达到三个月以上;

(三)履行职责存在重大错误或疏漏,给公司、投资者造成重大损失或者对公 司产生重大影响的;

(四)其他违反法律法规、证券交易所业务规则和公司章程、内部管理制度等, 给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。

公司解聘董事会秘书应当具有充分理由,不得无故将其解聘。董事会秘书被解 聘或辞职的,公司应当及时向证券交易所报告,说明原因并公告。董事会秘书可以 就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况,向证券交易所提交个人陈述报告。

第二十五条董事会秘书被解聘或者辞职的,公司应当在六个月内完成董事会 秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间,应当由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书离任前,应当按照公司制度妥善做好工作交接或依规接受离任审计, 明确保障承诺履行、配合未尽事宜的后续安排。

董事会秘书离职后,其对公司的商业秘密负有的保密义务在该商业秘密成为公 开信息之前仍然有效。

第二十六条董事会秘书不得兼任总经理、分管经营业务的副总经理、财务负 责人。董事会秘书兼任公司其他职务的,应当明确区分董事会秘书和其他职务的职 责,确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。

董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习,不断提 高履职能力。

第二十七条公司聘任证券事务代表协助履行董事会秘书职责。在董事会秘书 不能履行职责时,证券事务代表应当代为履行职责。在此期间,并不当然免除董事 会秘书对公司信息披露等实务所负有的责任。

公司设立董事会办公室(证券中心),由董事会秘书负责管理,协助董事会秘 书妥善履行职责,在董事会秘书的领导下处理公司信息披露、公司治理等事务。

公司应当为董事会秘书依法履职提供必要保障。

第二十八条董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责,董事会 秘书有权参加高级管理人员相关会议,查阅有关文件、资料,了解公司的财务和经 营等情况,或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。

董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作, 根据董事会秘书要求及时提供相关资料,不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正 常履职行为。

第二十九条公司《信息披露管理制度》规定了重大事件报告、传递、审核、 披露程序,将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程,确保董事会秘书及 时、准确、全面地获取信息。

董事、其他高级管理人员及公司其他人员知悉公司经营、财务等方面出现的重 大事件、已披露事项进展情况等,应当按照公司《信息披露管理制度》的规定及时 履行报告义务,并通知董事会秘书,董事会秘书应当建议董事会及时披露。

第三十条公司内审中心发现重大问题或线索的,应当及时向审计委员会报告, 并通报董事会秘书。

董事会秘书在履行职责过程中发现财务信息、内部控制问题或者线索的,应当 及时向审计委员会报告。

第三十一条董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的,应当及 时向董事长报告,董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍 然受到不当妨碍或者阻挠的,应当向中国证监会、证券交易所报告,并提供受到不 当妨碍或者阻挠的证据。

第三十二条董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息, 信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏,或者未按规定履行重大事项 审议程序等行为的,应当及时向中国证监会、证券交易所报告。

董事会秘书向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳的,应当及时向中国 证监会、证券交易所报告。

第三十三条董事会秘书的考核评价纳入高级管理人员考核评价体系,公司根 据高级管理人员薪酬考核相关制度,结合董事会秘书的工作业绩,对董事会秘书的 履职情况进行定期考核,并作出绩效评价。

第三十四条董事会秘书因工作失职、渎职导致公司信息披露、治理运作等方 面出现经监管机构或公司董事会认定的重大差错或违法违规,或其本人的行为违反 有关法律法规的,应承担相应的责任。对于董事会秘书在任职期间出现工作失职、 渎职或违法违规等行为的,公司应当视情节轻重对其采取责令检讨、通报批评、警 告、扣发工资、降薪、要求损失赔偿等内部问责措施。

第三十五条公司对董事会秘书进行问责时,董事会秘书有权进行陈述申辩。 董事会秘书能证明对公司违法违规等事项不知情且不应当知情或不属于其职责范围, 或能提供书面证据证明其发现公司发生违法违规行为后明确向公司董事会、经营管 理层或主要负责人提出异议或者提请纠正的,可以减轻或者免除责任;董事会秘书 明知公司相关事项涉嫌违法违规仍发起提议的,应当从重问责。

第三十六条本制度自董事会决议通过之日起执行。

第三十七条本制度未尽事宜,遵照有关法律、法规、规范性文件和《公司章 程》的规定执行。

国家有关法律、法规、规章以及《公司章程》修订后致使本制度与修订后的法 律、法规、规章和《公司章程》存在冲突而本制度未进行及时修订的,按照修订后 的有关法律、法规、规章和《公司章程》执行。公司其他治理制度及管理规定之间 发生竞合或冲突的,原则上以生效时间在后的文件效力优先。

第三十八条本制度解释权归属公司董事会。