光大证券：董事会秘书工作制度(2026年8月修订)

光大证券股份有限公司董事会秘书工作制度（2026年8月修订）

第一章总则第一条为保证光大证券股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书依法行使职权，认真履行工作职责，充分发挥董事会秘书在公司中的作用，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、《上市公司董事会秘书监管规则》（以下简称“《董秘监管规则》”）、《上海证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《证券基金经营机构董事、监事、高级管理人员及从业人员监督管理办法》和《光大证券股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，制定本工作制度。

第二条公司设立一名董事会秘书。董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠实、勤勉地履行职责。董事会秘书协助董事会履行职责，向董事会报告工作。

董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操纵证券市场等行为。

第三条董事会秘书为公司与上海证券交易所（以下简称“上交所”）之间的指定联络人。上交所仅接受董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。

董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证监会、上交所等之间的沟通联络，维持联络渠道畅通。

第四条公司设董事会办公室，负责协助董事会秘书处理其职责范围内的相关事务，为董事会秘书依法履职提供必要保障。

董事会办公室由董事会秘书分管。

第二章董事会秘书的选任第五条公司董事会秘书由董事会聘任或解聘。董事会薪酬、提名与资格审查委员会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，并向董事会提出建议。董事会秘书不得兼任总裁、分管经营业务的副总裁、财务负责人。董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。

第六条董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法规和证券交易所业务规则。公司聘任董事会秘书，候选人应当符合下列情形：

（一）具有《董秘监管规则》《证券基金经营机构董事、监事、高级管理人员及从业人员监督管理办法》要求的工作经验；

（二）不存在《公司法》《证券法》《董秘监管规则》《证券基金经营机构董事、监事、高级管理人员及从业人员监督管理办法》《上市规则》及《公司章程》规定的不得担任高级管理人员情形之一的；

（三）最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监督管理措施；

（四）最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（五）未被中国证监会采取不得担任公司董事、高级管理人员的证券市场禁入措施或者期限已届满，未被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、高级管理人员等或者期限已届满；

（六）不存在中国证监会、证券交易所认定的不适合担任董事会秘书的其他情形。

公司应当就董事会秘书候选人符合中国证监会、上交所相关要求作出说明并予以披露。

第七条公司聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上交所提交下列材料：

（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合《上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；

（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上交所提交变更后的资料。

第三章董事会秘书的履职

第八条公司董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：

（一）负责办理公司信息披露事务，组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定。董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应及时向董事会报告，并提出整改建议；

（二）组织和协调定期报告草案编制工作，督促总裁、财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇总形成定期报告草案；建议审计与关联交易控制委员会对定期报告中的财务信息进行审核；建议董事长召集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常情形（包括但不限于财务数据异常、经营与业务事项异常、编制与发布程序异常等）并及时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；

（三）及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按规定的内容和格式编制临时报告，组织临时报告的披露工作；

（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作；

（五）负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制度的有效执行，按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案，在未公开重大信息泄露时，立即向上交所报告并披露；

（六）及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项，向董事会报告并提出召开会议的建议；筹备组织董事会会议和股东会会议，负责会议记录工作并签字，确保会议记录如实反映会议情况，会议召集、召开和表决程序符合法律法规、上交所相关规定和《公司章程》的规定；

（七）发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和上交所相关规定的，及时向董事会报告并提出整改建议；发现财务信息、内部控制问题或者线索的，及时向审计与关联交易控制委员会报告；

（八）组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上交所规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；

（九）督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上交所相关规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上交所报告；

（十）协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业意见；

（十一）关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向董事会报告，提出澄清等符合规定的处理建议，督促公司等相关主体及时回复上交所问询；

（十二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了解和认同；协调公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒体、证券监管机构等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通；

（十三）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务，管理股东名册；每季度检查持股百分之五以上股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有和买卖公司股票的披露情况；发现违法违规的，应当督促相关人员按规定整改，并及时向上交所报告；

（十四）负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息，按照上交所要求办理相关主体信息的填报和维护；

（十五）法律法规和上交所要求履行的其他职责。

第九条公司董事会秘书应履行《公司法》、中国证监会和证券交易所要求履行的其他职责。

第十条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，应当制定重大事件报告、传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程，确保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息，公司董事、其他高级管理人员和相关工作人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作，知悉经营、财务等方面出现的重大事件、已披露事项进展等情况时，应当按照公司规定及时履行报告义务并通知董事会秘书，根据董事会秘书的要求及时提供相关资料，不

得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。公司内部审计机构发现重大问题或者线索的，应当及时向审计与关联交易控制委员会报告，并通报董事会秘书。

第十一条董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和经营等情况，或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。

第十二条公司召开总裁办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

第十三条董事会秘书应当保证公司信息披露文件在上交所的网站和符合中国证监会规定条件的媒体发布，不得以新闻发布或者答记者问等任何形式代替公司应当履行的报告、公告义务。

第十四条董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或阻挠时，应当及时向董事长报告，董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、上交所报告，并提供受到不当妨碍或者阻挠的证据。

董事会秘书在履行职责的过程中发现公司存在无法按时披露信息，信息披露文件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、上交所报告。

董事会秘书按照《公司法》、中国证监会和上交所的要求或本制度的规定向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、上交所报告。

第十五条公司应当聘请证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。

在董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。

证券事务代表的任职条件参照本制度第六条执行。

第十六条公司建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与其职责相匹配的考核评价标准，发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追究；情节严重的，及时更换董事会秘书。

第四章董事会秘书的解聘

第十七条公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故将其解聘。

第十八条董事会秘书具有下列情形之一的，应当停止履职并辞去职务，董事会秘书未提出辞职的，董事会在知悉或者应当自知悉该事实发生后，应当立即召开会议将其解聘：

（一）出现不符合本制度第六条规定的任何一种情形的情况时；

（二）连续不能履行职责达到三个月以上；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响；

（四）违反法律法规、中国证监会规定、上交所相关规定和《公司章程》、公司内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的情形。

董事会秘书被解聘或者辞任时，公司应当及时向相关证券交易所报告，说明原因并公告。

董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞任有关的情况，向上交所提交个人陈述报告。

第十九条董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会秘书的聘任工作，董事会秘书空缺期间，由董事长代行董事会秘书职责。

第二十条公司董事会秘书离任的，公司应当对其进行审计，并自其离任之日起两个月内将离任审计报告向公司住所地中国证监会派出机构报告。

第五章附则

第二十一条本工作制度未尽事宜，依据《公司法》等有关法律和行政法规以及《公司章程》的规定执行。本工作制度如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。

第二十二条本工作制度经公司董事会批准之日起生效。自本工作制度生效之日起，公司原《董事会秘书工作制度》自动废止。

第二十三条本工作制度由董事会负责解释。