洪田股份：董事会秘书工作制度

江苏洪田科技股份有限公司 董事会秘书工作制度

第一章总则

第一条为完善江苏洪田科技股份有限公司(以下简称“公司”)治理结 构,规范公司董事会秘书的选任、履职、培训工作,根据《中华人民共和国公 司法》(以下简称《公司法》)《中华人民共和国证券法》《上市公司董事会 秘书监管规则》《上海证券交易所股票上市规则》《上海证券交易所上市公司 自律监管指引第1 号――规范运作》等相关法律、法规及《江苏洪田科技股份 有限公司章程》(以下简称《公司章程》)的规定,制定本制度。

第二条董事会秘书为公司高级管理人员,协助董事会履行职责,向董事会 报告工作。

董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会(以下简 称中国证监会)规定(以下统称法律法规),以及上海证券交易所业务规则、 公司章程的规定忠实、勤勉地履行职责。

董事会秘书应当保守公司秘密,不得泄露内幕信息,不得从事内幕交易、 操纵证券市场等行为。

第三条董事会秘书负责上市公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中 国证监会、上海证券交易所等之间的沟通联络,维持联络渠道的畅通。

公司设立由董事会秘书负责管理的证券事务部,配合董事会秘书开展相关 工作。

第二章选任

第四条董事会秘书由董事会聘任,董事会提名委员会对董事会秘书人选及 其任职资格进行遴选、审核,并向董事会提出建议。

第五条公司在聘任董事会秘书的同时,还应当聘任证券事务代表,协助董 事会秘书履行职责。证券事务代表应当经过上海证券交易所的董事会秘书资格 培训并取得董事会秘书资格证书。证券事务代表的任职条件参照本制度第六

条。在董事会秘书不能履行职责时,证券事务代表应当代为履行职责。在此期 间,并不当然免除董事会秘书对公司信息披露等事务所负有的责任。

第六条董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德,熟悉证券法律法 规和证券交易所业务规则。公司聘任董事会秘书,应当就候选人符合下列情形 作出说明,并予以披露:

(一)具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会 秘书职责相关的五年以上工作经验,或者取得法律职业资格证书并且具有五年 以上工作经验,或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验;

(二)不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形;

(三)最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监 督管理措施;

(四)最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评;

(五)未被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券 市场禁入措施或者期限已届满,未被证券交易所公开认定为不适合担任上市公 司董事、高级管理人员等或者期限已届满;

(六)法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。

第七条公司聘任董事会秘书、证券事务代表后,应当及时公告并向证券交 易所提交下列资料:

(一)董事会推荐书,包括董事会秘书、证券事务代表符合本制度规定的 任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容;

(二)董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件;

(三)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议;

(四)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式,包括办公电话、移动电 话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时,公司应当及时向证券交易所提交变 更后的资料。

第八条董事会秘书不得兼任经理、分管经营业务的副经理、财务负责人。 董事会秘书兼任公司其他职务的,应当明确区分董事会秘书和其他职务的职 责,确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。

董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习,不 断提高履职能力。

第九条公司解聘董事会秘书应当有充分的理由,不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时,公司应当及时向上海证券交易所报告,说 明原因并公告。

董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况,向上海证券交 易所提交个人陈述报告。

第十条董事会秘书具有下列情形之一的,应当停止履职并辞去职务,董事 会秘书未提出辞职的,董事会知悉或者应当知悉相关事实发生后,应当立即召 开会议将其解聘:

(一)不符合本制度第六条规定的任何一种情形;

(二)连续三个月以上不能履行职责;

(三)在履行职责时出现重大错误或疏漏,给公司、投资者造成重大损失 或者对公司产生重大影响的;

(四)其他违反法律法规、规范性文件、上海证券交易所其他相关规定或 《公司章程》等,给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。

第十一条董事会秘书被解聘或辞职离任的,应当接受公司董事会的离任审 查,并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。董事会秘书辞职后未完成上 述报告和公告义务的,或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的,仍应承 担董事会秘书职责。

第十二条董事会秘书被解聘或者辞职的,上市公司应当在六个月内完成董 事会秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间,应当由董事长代行董事会秘书 职责。

第三章履职

第十三条董事会秘书对公司和董事会负责,履行如下职责:

(一)负责办理公司信息披露事务,组织制订公司信息披露事务管理制度 并维护制度的有效执行,督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规 定;

(二)组织和协调定期报告草案编制工作,督促总经理、财务负责人等高 级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容,按照规定的内容和格 式汇总形成定期报告草案;建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审 核;建议董事长召集董事会审议定期报告并披露;在职责范围内关注定期报告 的重大异常情形并及时开展核实,发现问题的,向董事会报告并提出整改建 议;

(三)及时汇集公司应予披露的重大事件信息,向董事会报告,并按规定 的内容和格式编制临时报告,组织临时报告的披露工作;

(四)负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜,负责暂缓、豁免披露信息 的登记、保管和报送工作;

(五)负责公司信息披露的保密工作,组织制订内幕信息管理制度并维护 制度的有效执行,按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案,在未公开 重大信息泄露时,立即向上海证券交易所报告并披露;

(六)及时汇集属于董事会、股东会职权范围的事项,向董事会报告并提 出召开会议的建议;筹备组织董事会会议和股东会会议,负责会议记录工作并 签字,确保会议记录如实反映会议情况,确保会议召集、召开和表决程序符合 法律法规、上海证券交易所相关规定和公司章程的规定;

(七)发现公司的公司章程、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规 和上海证券交易所相关规定的,及时向董事会报告并提出整改建议;发现财务 信息、内部控制问题或者线索的,及时向审计委员会报告;

(八)组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员就相关法律法规、上 海证券交易所规定进行培训,协助前述人员了解各自在信息披露中的职责;

(九)督促董事、高级管理人员及其他相关人员遵守法律法规、上海证券 交易所相关规定和公司章程,切实履行其所作出的承诺;在知悉公司、董事、 高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时,应当予以提醒并立即 如实向上海证券交易所报告;

(十)协助独立董事履行职责,确保独立董事与其他董事、高级管理人员 及其他相关人员之间的信息畅通,确保独立董事能够获得足够的资源和必要的 专业意见;

(十一)关注与公司相关的媒体报道、市场传闻,及时核实相关情况,并 向董事会报告,提出澄清等符合规定的处理建议,督促公司等相关主体及时回 复上海证券交易所问询;

(十二)负责组织和协调公司投资者关系管理工作,增进投资者对公司的 了解和认同;协调公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中介机构、媒 体、证券监管机构等之间的沟通联络,维持联络渠道的畅通;

(十三)负责公司股票及其衍生品种变动管理事务,管理公司股东名册; 每季度检查持股百分之五以上股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有 和买卖本公司股票的披露情况;发现违法违规的,应当督促相关人员按规定整 改,并及时向上海证券交易所报告;

(十四)负责管理公司、董事和高级管理人员及相关人员的身份信息,按 照上海证券交易所要求办理相关主体信息的填报和维护;

(十五)法律法规和上海证券交易所要求履行的其他职责。

第十四条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件,公司董事、高级 管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

董事会秘书为履行职责,有权了解公司的财务和经营情况,查阅相关文 件,并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠时,应当及时 向董事长报告,董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书 仍然受到不当妨碍或者阻挠的,应当向中国证监会、上海证券交易所报告,并 提供受到不当妨碍或者阻挠的证据。

第十五条公司应当根据《董事、高管薪酬管理制度》及其他公司内部管理 制度,对董事会秘书履职进行定期评价。

第十六条公司在定期评价或者发生下列情形时,董事会秘书未勤勉尽责 的,公司将对其进行责任追究:

(一)在公告的证券发行文件中隐瞒重要事实或者编造重大虚假内容;

(二)未按时披露定期报告或者临时报告;

(三)未在证券交易所的网站和符合中国证监会规定条件的媒体披露应当 披露的信息;

(四)上市公司披露的信息存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏;

(五)其他违反信息披露义务的情形。

第十七条董事会秘书泄露内幕信息、从事内幕交易或操纵证券市场等违法 行为的,公司将依法对其进行责任追究。

第四章附则

第十八条本制度未尽事宜,适用有关法律、法规和《公司章程》的规定执 行;本制度如与国家日后颁布的法律、法规、部门规章或经合法程序修改后的 《公司章程》相抵触时,按国家有关法律、法规、部门规章及《公司章程》的 规定执行。

第十九条本制度由公司董事会负责解释。

第二十条本制度自董事会审议通过之日起生效。

江苏洪田科技股份有限公司

2026 年8 月