杭州高新：董事会秘书工作细则(2026年8月修订)

董事会秘书工作细则

(2026年8月修订)

第一章总则

第一条为了促进杭州高新材料科技股份有限公司(以下简称“公司”)的 规范运作,充分发挥董事会秘书的作用,加强对董事会秘书工作的管理与监督, 依据《中华人民共和国公司法》(以下简称“《公司法》”)、《中华人民共和 国证券法》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则(2026修订)》《上市公司董 事会秘书监管规则》等相关法律、法规、规范性文件和《杭州高新材料科技股份 有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)的规定,特制定本细则。

第二条公司设董事会秘书一名,协助董事会履行职责,向董事会报告工作。 董事会秘书为公司高级管理人员,对董事会负责,法律、法规、规范性文件及《公 司章程》对公司高级管理人员的有关规定适用于董事会秘书。

第三条董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证券监督管理委员会(以 下简称“中国证监会”)规定(以下统称“法律法规”),以及证券交易所业务 规则、《公司章程》的规定忠实、勤勉地履行职责。公司应当在《公司章程》中 规定董事会秘书的职责。

董事会秘书应当保守公司秘密,不得泄露内幕信息,不得从事内幕交易、操 纵证券市场等行为。

第二章任职资格

第四条 董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德,熟悉证券法律法 规和证券交易所业务规则。公司聘任董事会秘书,应当就候选人符合下列情形作 出说明,并予以披露:

(一)具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘 书职责相关的五年以上工作经验,或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上 工作经验,或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验;

(二)不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形;

(三)最近三十六个月未被中国证监会行政处罚或者采取三次以上行政监督

管理措施;

(四)最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评;

(五)未被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市 场禁入措施或者期限已届满,未被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董 事、高级管理人员等或者期限已届满;

(六)法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。

拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中 国证监会立案调查,尚未有明确结论意见的,公司应当及时披露拟聘任该人士的 原因以及是否存在影响公司规范运作的情形,并提示相关风险。

第五条董事会秘书不得兼任公司总经理、分管经营业务的副经理、财务负 责人。董事会秘书兼任公司其他职务的,应当明确区分董事会秘书和其他职务的 职责,确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。

拟聘任的董事会秘书除应符合本章规定的高级管理人员的任职要求外,提名 人和候选人还应在其被提名时说明候选人是否熟悉履职相关的法律法规、是否具 备与岗位要求相适应的职业操守、是否具备相应的专业胜任能力与从业经验。

第三章职责权限

第六条董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证 监会、证券交易所等之间的沟通联络,维持联络渠道的畅通。

第七条董事会秘书负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度的 有效执行,办理公司信息披露事务。

董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的,应当 及时向董事会报告,提出整改建议。

第八条总经理、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员应当及时编制定 期报告草案。董事会秘书负责组织和协调定期报告草案编制工作,督促总经理、 财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容,按照规 定的内容和格式汇总形成定期报告草案。

定期报告草案编制完成后,董事会秘书应当建议董事会审计委员会召开会议 对定期报告中的财务信息进行审核。审计委员会审议通过后,董事会秘书应当建

议董事长召集董事会会议审议定期报告并披露。

董事会秘书应当在职责范围内,关注定期报告出现的财务数据异常、经营与 业务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形,并及时开展核实;发现问 题的,向董事会报告,提出整改建议。

第九条董事会秘书应当及时汇集公司应予披露的重大事件信息,并报告董 事会,按照规定的内容和格式编制临时报告,组织临时报告的披露工作。董事长、 总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、完整性、及时 性、公平性承担主要责任。

董事会秘书应当保证公司信息披露文件在证券交易所的网站和符合中国证 监会规定条件的媒体发布,不得以新闻发布或者答记者问等任何形式代替公司应 当履行的报告、公告义务。

第十条董事会秘书应当按照规定办理公司信息披露暂缓、豁免事宜,负责 暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作。

第十一条董事会秘书负责公司信息披露的保密工作,组织制订内幕信息管 理制度并维护制度的有效执行,按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案。

第十二条董事会秘书应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻,及时核 实相关情况,并向董事会报告,提出澄清等符合规定的处理建议。

第十三条董事会秘书负责组织和协调公司投资者关系管理工作,增进投资 者对公司的了解和认同。

第十四条董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需 要召开董事会会议情形的,董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长 不能履行或者不履行召集职责的,应当建议联席董事长召集;联席董事长不能履 行或者不履行召集职责的,应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。

第十五条董事会召开会议的,董事会秘书应当按照《公司章程》规定的时 限提前通知全体董事,并将会议资料送达全体董事。有紧急情况须立即召开董事 会会议的,通知时限不受上述限制,但应在合理期限内提前做出通知。

董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、证券交易所 业务规则和《公司章程》的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效 力情形的,应当向董事会报告。

第十六条董事会秘书负责董事会会议的记录,确保会议记录如实反映会议 情况,提醒出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容:

(一)会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名;

(二)会议主持人及出席、列席会议的人员姓名;

(三)每位董事的发言情况;

(四)每一决议事项的表决方式和结果;

(五)《公司章程》规定其他应当记载的事项。

第十七条董事会秘书应当协助独立董事履行职责,确保独立董事与其他董 事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通,确保独立董事能够获得足够 的资源和必要的专业意见。

第十八条董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下 列情形之一的,董事会秘书应当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开 股东会会议的决议:

(一)公司需要召开年度股东会会议的;

(二)单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会 会议的;

(三)审计委员会提议召开临时股东会会议的;

(四)过半数独立董事提议召开临时股东会会议的;

(五)其他需要召开临时股东会会议的情形。

董事会决议召开股东会会议的,董事会秘书应当按照规定发出会议通知,会 议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的,董 事会秘书应当按照规定及时组织披露。

董事会决议不召开临时股东会会议,但审计委员会决议召集或者股东自行召 集临时股东会会议的,董事会秘书应当配合。

第十九条董事会秘书负责筹备股东会会议,确保会议召集、召开和表决程 序符合法律法规、证券交易所业务规则和《公司章程》的规定。

第二十条董事会秘书负责股东会的会议记录,确保会议记录如实反映会议 情况。会议记录应当记载以下内容:

(一)会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称;

(二)会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名;

(三)出席会议的股东和代理人人数,股东所持表决权的股份总数及占公司 股份总数的比例;

(四)每一提案的审议经过、发言要点、表决结果;

(五)股东的质询意见或建议及相应的答复或说明;

(六)律师及计票人、监票人姓名;

(七)《公司章程》规定应当记载的其他内容。

第二十一条董事会秘书负责管理公司股东名册,按照相关规定定期核实持 有百分之五以上股份的股东、实际控制人、董事、高级管理人员等持有本公司股 份情况。

董事会秘书发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法 律法规和证券交易所业务规则的,应当向董事会报告,提出整改的建议。董事会 秘书应当督促董事、高级管理人员遵守法律法规和证券交易所业务规则,定期组 织董事、高级管理人员进行培训。

第二十二条董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责,董事 会秘书有权参加高级管理人员相关会议,查阅有关文件、资料,了解公司的财务 和经营等情况,或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。董事会及其 他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作,对于董事会 秘书提出的问询,应当及时、如实予以回复,根据董事会秘书要求及时提供相关 资料,不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。

第二十三条公司应当制定重大事件报告、传递、审核、披露程序,将董事 会秘书履行职责嵌入公司日常经营管理流程,确保董事会秘书及时、准确、全面 地获取信息。董事、其他高级管理人员及公司其他人员知悉公司经营、财务等方 面出现的重大事件、已披露事项进展情况等,应当按照公司规定及时履行报告义 务并通知董事会秘书,根据董事会秘书要求及时提供相关资料,不得拒绝、阻碍 或者干预董事会秘书的正常履职行为,董事会秘书应当建议董事会及时披露。

第二十四条公司内部审计机构发现重大问题或线索的,应当及时向审计委 员会报告,并通报董事会秘书。董事会秘书在履行职责过程中发现财务信息、内 部控制问题或者线索的,应当及时向审计委员会报告。

第二十五条董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的,应当 及时向董事长报告,董事长应当协调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘 书仍然受到不当妨碍或者阻挠的,应当向中国证监会、证券交易所报告,并提供 受到不当妨碍或者阻挠的证据。

董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息,信息披露文 件存在虚假记载、误导性陈述、重大遗漏,或者未按规定履行重大事项审议程序 等行为的,应当及时向中国证监会、证券交易所报告。

董事会秘书按照法律法规、证券交易所业务规则及本细则规定向董事会及其 专门委员会提出建议但未被采纳的,应当及时向中国证监会、证券交易所报告。

第二十六条公司控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员及其他员工 在接受调研前,应当告知董事会秘书,原则上董事会秘书应当全程参加采访及调 研。接受采访或者调研人员应当就调研过程和交流内容形成书面记录,与采访或 者调研人员共同亲笔签字确认,董事会秘书应当签字确认。

第四章聘任与解聘

第二十七条董事会秘书由董事长提名,董事会聘任。董事会提名委员会对 董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核,并向董事会提出建议。

第二十八条公司董事会应当在聘任董事会秘书的同时,聘请证券事务代表、 设立由董事会秘书分管的工作部门,为董事会秘书依法履职提供必要保障。在董 事会秘书不能履行职责或者董事会秘书授权时,由证券事务代表行使其权利并履 行其职责。在此期间,并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责 任。

第二十九条公司解聘董事会秘书应当具有充分理由,不得无故解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时,公司应当及时向证券交易所报告,说明原因 并公告。

第三十条董事会秘书在任职期间出现下列情形之一时,公司董事会知悉或 者应当知悉该事实发生后应当立即召开会议决定是否将其解聘:

(一)不符合本细则第四条所列的情形;

(二)连续不能履行职责达到三个月以上;

(三)履行职责存在重大错误或者疏漏,给公司或者投资者造成重大损失或 者对公司产生重大影响的;

(四)其他违反法律法规、证券交易所业务规则和《公司章程》、内部管理 制度等,给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。

第三十一条公司在聘任董事会秘书时,应当与其签订保密协议,要求董事 会秘书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止,但 涉及公司违法违规行为的信息除外。

第三十二条董事会秘书在任期届满前可以依据与公司签订的聘任合同规定, 辞去职务。董事会秘书应当按照《董事和高级管理人员离职管理制度》妥善做好 工作交接或依规接受离任审计,明确保障承诺履行、配合未尽事宜的后续安排。

第三十三条董事会秘书被解聘或者辞职的,公司应当在六个月内完成董事 会秘书的聘任工作。在董事会秘书空缺期间,应当由董事长代行董事会秘书职责。

第三十四条董事会秘书的工作考核、履职评价及责任追究按照公司《董事 和高级管理人员薪酬管理制度》考核规定执行。

第五章附则

第三十五条本细则未尽事宜,依照国家有关法律、法规、规范性文件和《公 司章程》的有关规定执行;本细则如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序 修改后的《公司章程》相抵触时,按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定 执行。

第三十六条本细则经公司董事会表决通过之日起生效,修改时亦同。

第三十七条本细则解释权属于公司董事会。

杭州高新材料科技股份有限公司

2026年8月