汇顶科技：员工借款管理办法

员工借款管理办法

一、方案总则

1.1 制定目的

为规范上市公司员工借款管理,兼顾员工关怀与公司资金安全、合规要求,防范资金占用、关联交易 及监管风险,结合公司实际制定本办法 。

1.2 适用员工范围

1.2.1 本办法适用于公司及控股子公司的正式在职员工;

1.2.2 借款员工不得为公司关联自然人,包括:

1)公司董事、高级管理人员;

2) 直接或者间接持有公司5%以上股份的自然人;

3) 上述第1、2 项所述人士的关系密切的家庭成员,包括配偶、父母、年满18 周岁的子女及其配偶、 兄弟姐妹及其配偶,配偶的父母、兄弟姐妹,子女配偶的父母;

4) 在过去12 个月内或者根据相关协议安排在未来12 个月内,存在上述情形之一的;

5) 中国证监会、证券交易所或者公司根据实质重于形式的原则,认定其他与公司有特殊关系,可能或 者已经造成公司对其利益倾斜的自然人。

1.3 核心原则

1 / 8

1) 合规优先:依照《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所股票上市规则》《上海证券交易所上 市公司自律监管指引第1 号――规范运作》等监管要求及《深圳市汇顶科技股份有限公司章程》要 求,严格遵守相关制度规定的审批权限、审议程序,及时履行信息披露义务;

2) 专款专用:仅用于员工合理生活应急支出,不适用于投资、购房等用途;

3) 风险可控:设定总额度、个人额度上限,建立全流程风控机制,确保资金安全;

4) 公平透明:统一标准,规范审批流程,保障员工权益。

二、借款核心规则

2.1 借款条件

1) 与公司签订正式劳动合同,连续服务满1 年,在岗状态正常,年度绩效优良;

2) 无未结清的公司借款,未因不良征信记录被银行列入黑名单,未被人民法院列为失信被执行人;

3) 借款用途符合本办法规定,能提供真实、有效的证明材料;

4) 涉及海外控股子公司的,除应符合本办法规定外,还应同时符合所在地法律法规、监管要求及相关 内部管理制度。

2.2 借款用途

2.2.1 允许用途(需提供证明)

1) 员工或直系亲属(配偶、父母、子女)重大疾病、意外伤残的医疗费用(需提供医院诊断书、缴费 通知等)或因员工本人家庭出现变故而导致的临时紧急资金需求;

2) 突发自然灾害、特殊突发性困难导致的生活救济支出(需提供相关部门证明材料)。

2.2.2 不适用用途

1) 购房、购车、购买奢侈品、偿还消费贷/经营贷/房贷;

2 / 8

2) 证券投资、理财、转借他人;

3) 股权激励;

4) 本办法未明确的其他违规用途。

2.3 额度管理(总额度+个人额度)

2.3.1 公司总额度

1) 上限:不超过最近一期经审计净资产的0.5%(或不超过人民币1,000 万元,取孰低)的自有资金, 公司及控股子公司共享该额度;

2) 循环使用:员工归还的借款本金及未使用额度可循环用于后续员工借款申请;

3) 动态调整:每年结合经审计财务报告调整总额度。

2.3.2 个人借款额度

1) 单笔上限:不超过员工申请前6 个月税前总收入,且不超过人民币50 万元(含);

2) 年度频次:每人每年最多申请1 次,需结清上一笔借款后方可再次申请;

3) 特殊调整:核心岗位/有特殊贡献员工,经审批可适当上浮,但不得突破个人额度上限的1.2 倍。

2.4 借款期限与利率

2.4.1 借款期限

1) 最长不超过12 个月,医疗类最长不超过24 个月(需提供特殊证明);

2) 期满确有困难无法还清者,需提前1 个月提交展期申请,经CFO 审批后可延期,借款期限累计不 超过36 个月。

2.4.2 利率标准

3 / 8

1) 基准:参考市场利率,不高于中国人民银行同期一年期贷款基准利率,不低于同期市场一年期存款 利率,具体按照《员工借款协议书》约定执行;涉及外币的,同样参照当地同期市场基准利率;

2) 计息方式:借款期限在 1 个日历年以内的,按实际借款天数计息,借期届满后一次性还本付息; 借款期限跨越1 个以上日历年(即超过365 天或含两个及以上12 月31 日)的,借款人应于每个 日历年年末支付当期应付利息;借款到期时,一次性偿还全部本金,并结清截至到期日尚未支付的 利息。

三、管理流程

3.1 申请与审批

1) 员工提交材料并对真实性负责:在OA 系统填写《员工借款申请表》,附有效身份证件、劳动合 同、用途证明(如医疗缴费单、困难证明)、收入证明等,并对所提交材料的真实性、准确性和完 整性负责;

2) 部门审核:直属经理确认员工在岗、绩效正常,签署意见,一级部门主管审批;

3) 人力资源部复核:核验员工资格、借款额度、无未结清借款,出具复核意见;

4) 财务部审核:核查资金池余额、利率计算、签署意见;

5) 审批层级:单笔借款金额人民币不超过60 万元以内的(含),应由总裁和CFO 共同审批。任何 一方未批准的,不得通过审批;

6) 公司对借款申请享有最终决定权。员工符合本办法规定的申请条件,仅表明其具备提出申请的资 格,不视为公司必须批准借款。公司有权根据员工实际情况、借款用途、还款能力、资金状况、风 险控制及经营管理需要等,综合决定是否批准借款,并有权确定或调整借款金额、期限及其他条 件。

4 / 8

3.2 合同签订与放款

1) 审批通过后,公司与员工签订《员工借款协议书》,约定被资助对象应当遵守的条件,明确借款金 额、期限、利率、还款方式、用途、违约责任、离职还款约定等;

2) 若最终选择向公司借款,财务部门按照流程审批金额将资金转入借款专户,人力资源部凭合同、审 批表,3 个工作日内将款项从借款专户划转至员工本人银行账户(严禁现金放款)。

3.3 还款管理

3.3.1 正常还款

1) 还款方式:员工可通过银行转账、工资代扣(需书面同意)等方式还款 ;

2) 提前还款:员工可提前申请,提前3 个工作日书面告知,经审批后办理,不收取违约金。

3.3.2 逾期处理

1) 逾期≤5 天(含5 天),立即暂停员工后续借款资格,由人力资源部负责联系员工并督促其尽快还 款。员工自逾期之日起30 天内(不含30 天)完成还款的,由公司有权根据具体情况,自主决定 是否恢复其后续借款资格;

2) 逾期≤30 天(含30 天):发送《还款催告函》,对逾期金额按日加收0.05%罚息 ;

3) 逾期30-90 天(含90 天):从工资中逐月代扣(每月不超过税后工资的80%),并上报公司管 理层 ;

4) 逾期超90 天:启动法律程序,通过诉讼、仲裁追偿,相关费用由员工承担;

5) 逾期借款款项收回前,公司不得向同一对象追加提供借款。

3.3.3 离职还款

5 / 8

1) 员工离职前(无论因任何原因离职,包括但不限于主动辞职、被辞退、协商解除、劳动合同到期终 止或退休),对公司所负全部未清偿借款本息,无论是否到期,均于离职之日提前到期;员工应于 离职前一次性结清全部借款本息;

2) 未结清的,公司有权从离职结算款(工资、补偿金、报销款等)中扣除相应金额用于偿还借款和逾 期罚息;不足部分,向员工追缴并暂停办理离职手续 。

3.4 台账与归档

1) 人力资源部建立《员工借款台账》,记录员工信息、借款金额、期限、利率、还款情况、逾期状态 等;

2) 财务部门单独核算借款资金池,定期与人力资源部对账,确保账实相符;

3) 所有申请材料、合同、审批文件、还款凭证等,保存期限不少于10 年(符合上市公司档案管理要 求) 。

四、风险管控措施

4.1 合规风险防控

1) 关联交易隔离:严禁向本办法第1.2.2 条约定的关联方放款,避免触发监管处罚;

2) 税务合规:本办法项下借款涉及税务处理事项的,公司及员工应按照国家法律法规及税收规定执 行;依法需要履行代扣代缴、申报缴纳或其他税务义务的,由公司按规定办理,员工应予以配合。

4.2 资金风险防控

1) 资金池管理:财务部门单独设立“员工借款资金专户”,专款专用,不与公司经营资金混用 ;

2) 额度监控:系统实时监控借款余额,超总额度时自动暂停新增申请 ;

6 / 8

3) 用途核查:人力资源部门、财务部门定期抽查借款用途,发现挪用的,立即收回借款,取消借款资 格并追究责任 。

4.3 操作风险防控

1) 逐级审核:申请、审批、放款、还款各环节均需按照流程逐级审核,避免单人操作漏洞;

2) 系统留痕:全流程通过OA 系统、邮件或书面记录,可追溯、可审计,便于监管检查。

五、责任与问责

1) 员工责任:对提供虚假材料、隐瞒重要事实或以其他欺骗、误导方式申请借款的员工,公司有权不 予受理、驳回申请、取消申请及借款资格;已经审批通过但尚未发放借款的,公司有权立即撤销审 批;已发放借款的,公司有权宣布借款立即到期,并要求员工限期一次性全额返还全部借款本金及 相关款项。

对前述行为,员工知悉系属严重违反劳动纪律;公司有权依据劳动法、劳动合同法、公司规章制度 及劳动合同约定等,从严追究其违纪责任;给公司造成损失的,员工应承担全部赔偿责任;涉嫌违 法犯罪的,公司有权依法向有关机关报案、举报并移送处理;

2) 内部人员责任:各审核、审批人员应严格按照本办法及公司流程规定履行审核、审批职责,恪尽审 慎审查义务,并对其审核、审批事项的合规性、真实性及程序完整性负责。审核人员未严格核验申 请材料,审批人员未按规定流程审批,或存在违规审批、违规放款等情形的,公司有权依据公司规 章制度追究相关人员责任;造成公司损失的,相关责任人员应依法承担相应赔偿责任;涉嫌违法犯 罪的,公司有权依法移送有关机关处理。

六、其他

7 / 8

1) 本办法最终解释权归公司董事会。本办法未尽事宜,按照国家有关法律、法规、规章、规范性文件、 公司章程及其他管理制度的规定执行;

2) 本办法自公司董事会批准之日起生效并执行,修改时亦同。

8 / 8